Audit IA d'un cabinet ou d'un établissement de santé : mesurer la part administrative avant d'y toucher

Le rapport IGAS-IGF de juillet 2026 sur le temps de travail des médecins décrit une profession qui s'est regroupée : l'exercice isolé, qui représentait 36 % des libéraux en 2012, ne concernait plus que 2 % des structures en 2024, et 51 % des médecins exercent en groupe. Le même rapport estime qu'un généraliste en cabinet de groupe économise en moyenne 3 h 15 par semaine, tandis qu'un médecin engagé dans une CPTS ou une équipe de soins primaires travaille environ 2 h 15 de plus que ses confrères comparables, le temps de coordination s'ajoutant au reste.

Une maison de santé pluriprofessionnelle, un cabinet dentaire à trois fauteuils, un centre d'imagerie et une clinique de 80 lits n'ont donc pas les mêmes gisements. Le questionnaire s'adapte à la structure déclarée : mutualisation du secrétariat, circuit des résultats, gestion des remplaçants, dépendance à une plateforme de rendez-vous, part du tiers payant.

• Le praticien gérant ou le directeur répond sur la stratégie, les outils en place, les projets envisagés et les contraintes qu'il s'impose (hébergement, Ordre, assurance).
• Le secrétariat ou l'assistante médicale décrit le flux d'appels, les créneaux perdus, les messages non traités, les courriers à relire, les relances de laboratoires et de confrères.
• Le responsable administratif ou comptable renseigne la facturation, les rejets de feuilles de soins, les impayés, la paie et le planning.
• Dans une clinique, chaque cadre répond pour son périmètre : admissions, bloc, consultations externes.

Le rapport consolide ces réponses et met en évidence les désaccords : le praticien estime que la prise de rendez-vous en ligne a réglé la question des appels, la secrétaire indique qu'elle passe encore une heure par jour à reprogrammer. Ces écarts désignent les premières actions, classées selon le temps récupéré, l'effort de mise en place et le niveau de contrainte réglementaire.

Beaucoup de cabinets hésitent devant un prestataire IA parce qu'ils imaginent devoir ouvrir leur logiciel métier. L'audit porte sur des pratiques, pas sur des données : aucun identifiant, aucun export, aucun nom de patient. La DREES chiffre à 5,9 heures hebdomadaires le temps administratif et de gestion d'un généraliste libéral en 2025 ; le questionnaire vous aide à répartir vos propres heures entre les tâches, et le rapport indique lesquelles peuvent être déléguées à une automatisation.

Après lecture, trois suites sont possibles : appliquer les actions avec vos équipes, confier à Dopaneo l'intégration dans vos outils ou l'automatisation des tâches répétitives, ou refaire l'audit à six mois. Le fonctionnement général de l'audit est décrit sur la page dédiée ; les enjeux propres aux établissements de santé sont réunis sur la page du secteur.

Le questionnaire comporte un volet sur la relation avec les patients et les correspondants. Lorsque les réponses révèlent que l'établissement n'a jamais vérifié sa présence dans les moteurs de réponse, le rapport renvoie vers deux mesures complémentaires. Le score Dopageo évalue si votre site est trouvé par Google et cité par ChatGPT ou Perplexity quand un patient cherche une spécialité dans votre secteur géographique. Le scan Dopaguard relève ce que les modèles affirment sur vos praticiens et vos horaires, et signale les erreurs à corriger.